Asiakasrekisteri – tietosuojaseloste

Laatimispäivä

24.5.2018

Rekisterinpitäjä

Meknia Oy
Teknobulevardi 3-5
050 364 4468
jarkko.pitkala@meknia.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä
koskevissa asioissa

Jarkko Pitkälä
Teknobulevardi 3-5
050 364 4468
jarkko.pitkala@meknia.fi

Rekisterin nimi

Asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn
tarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on yrityksen asiakasrekisterin ylläpitäminen,
asiakkaiden tilausten hallinnointi, arkistointi ja käsittely sekä asiakassuhteen
hoitaminen.
Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä
rajoissa.
Rekisterin tietoja voidaan käyttää yrityksen omissa rekistereissä esimerkiksi
mainonnan kohdistamiseen luovuttamatta henkilötietoja ulkopuolisille
tahoille. Yritys saattaa käyttää asiakas- ja palvelusuhteen ylläpitämiseen
yhteistyökumppaneita, jolloin osia rekisteritiedoista saatetaan siirtää
yhteistyökumppanin palvelimille teknisten vaatimusten vuoksi. Tietoja
käsitellään ainoastaan yrityksen asiakassuhteen ylläpitämiseen teknisten
rajapintojen kautta.
Yrityksellä on oikeus julkaista asiakasrekisterin sisältämiä tietoja sähköisenä
tai kirjallisena luettelona, ellei asiakas sitä erityisesti kiellä. Luettelolla
tarkoitetaan tässä tapauksessa esim. postitustarroja suoramainoksiin tai
vastaavia. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen julkaiseminen ilmoittamalla
siitä yrityksen asiakaspalveluun, sähköpostitse (info@meknia.fi) tai
rekisterin yhteyshenkilölle.

Rekisterin tietosisältö

Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:
– Henkilön etu- ja sukunimi
– Henkilötunnus
– Edustamansa yhteisö
– Sähköpostiosoite
– Postiosoite
– Puhelinnumero
– Tiedot aikaisemmista tilaamista palveluista, niiden toimittamisesta ja
laskuttamisesta

Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja saadaan asiakkaan tekemistä ostoksista yrityksen toimipaikassa tai
muussa ostokseen sopivassa paikassa sekä palvelun käytön aikana
asiakasjärjestelmään liittyvistä ilmoituksista.
Tietoja saadaan asiakassuhteen aikana asiakkaan tekemistä ilmoituksista.
Nimi- ja yhteystietojen päivityksiä saadaan myös päivityspalveluja tarjoavilta
viranomaisilta ja yrityksiltä. Tietoja voidaan saada myös alihankkijoilta, jotka
liittyvät palvelun käyttämiseen tai tuottamiseen.
Asiakkaiden muista toimista digitaalisessa ympäristössä voidaan saada
tietoja yhteistyökumppaneiden sivustoista, tietojärjestelmistä tai muista
digitaalisista lähteistä, joihin kirjaudutaan sähköisen kutsun kautta (linkki),
evästeiden kautta tai käyttämällä asiakkaille annettuja tunnuksia.
Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan yrityksen käytössä, paitsi
käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa joko lisäarvopalvelun tuottamiseen tai
luottopäätöksen tueksi.
Tietoja ei luovuteta yrityksen ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden
käyttöön, paitsi palvelun tuottamiseen (vakuutusten hoitaminen ja
kilpailuttaminen) luottohakemukseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä
asioissa sekä lainsäädännön velvoittaessa. Henkilötietoja ei siirretä
1 / 3
Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole yrityksen tai sen
yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista.
Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä ellei
lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.

Tietojen säännönmukaiset
luovutukset

Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan yrityksen käytössä, paitsi
käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa joko lisäarvopalvelun tuottamiseen tai
luottopäätöksen tueksi.
Tietoja ei luovuteta yrityksen ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden
käyttöön, paitsi palvelun tuottamiseen (vakuutusten hoitaminen ja
kilpailuttaminen) luottohakemukseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä
asioissa sekä lainsäädännön velvoittaessa.
Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä ellei
lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.

Tietojen siirto EU:n tai
ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole yrityksen
tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi
tarpeellista.

Rekisterin suojauksen
periaatteet A: Manuaalinen
aineisto

Asiakastapahtumissa kerättävät yhteystiedot ja muut manuaalisesti
käsiteltävät asiakastietoja sisältävät asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn
jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Ainoastaan määrätyillä,
salassapitositoumuksen allekirjoittaneilla työntekijöillä on oikeus käsitellä
manuaalisesti tallennettuja asiakastietoja.

Rekisterin suojauksen
periaatteet B: ATK:lla
käsiteltävät toiminnot

Ainoastaan määrätyillä yrityksen ja sen lukuun toimivien yritysten
työntekijöillä on oikeus
käyttää asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriä ja ylläpitää sen tietoja. Kullakin
määritellyllä käyttäjällä on oma
henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Jokainen käyttäjä on
allekirjoittanut salassapitositoumuksen.
Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka suojaa ulkopuolelta tulevia
yhteydenottoja järjestelmään.

Evästeet

Käytämme sivuillamme evästeitä (”cookies”). Eväste on pieni, käyttäjän
tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät
vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Evästeiden käytön
ensisijaisena tarkoituksena on parantaa ja mukauttaa vierailijan
käyttökokemusta sivustolla sekä analysoida ja parantaa sivuston toimivuutta
ja sisältöä.
Evästeiden avulla kerättyjä tietoja voidaan myös hyödyntää viestinnän ja
markkinoinnin kohdentamisessa sekä markkinointitoimenpiteiden
optimoinnissa. Vierailijaa ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla.
Evästeiden avulla saatua tietoa voidaan kuitenkin liittää käyttäjältä
mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin, esimerkiksi käyttäjän
täyttäessä lomakkeen sivustollamme.
Evästeiden avulla kerätään seuraavanlaisia tietoja:
– vierailijan IP-osoite
– vierailun ajankohta
– selatut sivut ja sivujen katseluajat
– vierailijan selain
– muuta?
Sinun oikeutesi
Sivuillamme vierailevalla käyttäjällä on mahdollisuus koska tahansa estää
evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia. Useimmat
selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen ja jo
tallennettujen evästeiden poistamisen.
Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa sivuston toiminnallisuuteen.


GOOGLE ANALYTICS
Sivustolta kerätään käyttöstatistiikkaa Google Analytics -palveluun, jonka
tarkoituksena on sivuston seuranta, kehittäminen ja markkinoinnin
suunnitteleminen. Kerättävästä datasta ei voida yksilöidä tietoja yksittäiseen
2 / 3
käyttäjään tai henkilöön.
Lisäksi sivustolla on käytössä kohderyhmätieto- ja aihepiiritiedon keräys
(Google Analytics Demographics), jolla tallennetaan käyttäjästä mm. ikä,
sukupuoli ja käyttäjän aihepiirit. Näiden tietojen keräämiseen liittyviä
asetuksia voit muuttaa omalla Google-tililläsi osoitteessa
https://www.google.com/settings/ads
Google Analytics seurannan voit ottaa halutessasi pois käytöstä Chromeselaimen lisäosalla.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä.
Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena ottamalla yhteys yrityksen
asiakaspalveluun tai rekisterin yhteyshenkilöön suomeksi. Tarkastuspyyntö
on allekirjoitettava.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja luovuttaminen
suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja
mielipidetutkimusta varten ottamalla yhteys yrityksen
asiakaspalvelupisteeseen.

Oikeus vaatia tiedon
korjaamista

Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta
virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on
oikaistava, poistettava tai täydennettävä.
Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä
yrityksen asiakaspalveluun tai henkilörekisterin ylläpitäjälle.
Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä
perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä.
Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai
jolle tiedot on luovutettu.
Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen
todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty.
Asianomainen voi saattaa epäämisen
tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Muut henkilötietojen
käsittelyyn liittyvät
oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely
suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen
anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi.